Tăng tính răn đe, bảo đảm kỷ cương trong lĩnh vực lưu trữ

Luật Xử lý vi phạm hành chính, Luật Lưu trữ năm 2024 và Nghị định số 113/2025/NĐ-CP đã quy định cụ thể, thống nhất về thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân trong hoạt động lưu trữ. Do đó, cần thiết phải xác định rõ các hành vi vi phạm để quy định hình thức, mức xử phạt và thẩm quyền xử lý phù hợp với từng trường hợp cụ thể.

Dự thảo Nghị định được xây dựng trên cơ sở pháp lý vững chắc, dựa vào kết quả tổng kết, đánh giá thực tiễn thi hành Luật Lưu trữ và các văn bản quy định chi tiết luật; đồng thời tiếp thu kết quả công tác theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra của cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ. Việc nhận diện đúng những vướng mắc, bất cập trong thực tiễn là nền tảng quan trọng để hoàn thiện các quy định trong dự thảo.

Theo đó, Nghị định quy định rõ hành vi vi phạm hành chính, hình thức và mức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả; đồng thời nêu cụ thể thẩm quyền lập biên bản và xử phạt của từng chức danh trong lĩnh vực lưu trữ.

TS Nguyễn Thị Thu Nga (Trường Cán bộ Thanh tra, Thanh tra Chính phủ) cho biết, hiện nay Chính phủ chưa có văn bản riêng quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ, trong khi các lĩnh vực khác như đất đai, tài nguyên, văn hóa, giáo dục... đã có. Vì vậy, việc ban hành Nghị định này mang ý nghĩa đặc biệt quan trọng.

Đồ họa minh họa: Nguyệt Trang

“Trước hết, đây là bước thực hiện quy định của Luật Xử lý vi phạm hành chính, bảo đảm có cơ sở pháp lý xử lý các hành vi vi phạm trong hoạt động lưu trữ; qua đó tăng tính răn đe và kỷ cương trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu của Nhà nước”, bà Nga nhấn mạnh.

Dự thảo Nghị định cũng thể chế hóa chủ trương hoàn thiện hệ thống pháp luật, cải cách thể chế, xây dựng Chính phủ số và phát triển kinh tế tư nhân theo Nghị quyết số 01/NQ-CP năm 2025; đồng thời cụ thể hóa Luật Lưu trữ năm 2024, tạo hành lang pháp lý đồng bộ giữa luật và các quy định về xử lý vi phạm hành chính.

Đáng chú ý, dự thảo quy định chi tiết hành vi vi phạm trong lập hồ sơ, bảo quản, chỉnh lý, hủy, sử dụng và số hóa tài liệu lưu trữ... góp phần tăng cường kỷ luật hành chính, bảo đảm an toàn, bảo mật và tính toàn vẹn của tài liệu, nhất là trong bối cảnh quản lý dữ liệu điện tử ngày càng phát triển.

Ngoài việc xử lý nghiêm vi phạm, quy định rõ ràng hành vi và mức phạt còn giúp nâng cao nhận thức về vai trò của công tác lưu trữ, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân; khuyến khích tuân thủ quy trình nghiệp vụ và tiêu chuẩn quản lý tài liệu.

Đảm bảo tính thống nhất, khả thi trong thực tiễn

Thanh tra Chính phủ cơ bản nhất trí với sự cần thiết ban hành Nghị định và nội dung dự thảo, đồng thời đề nghị cơ quan chủ trì soạn thảo rà soát, chỉnh lý tổng thể để bảo đảm tính thống nhất, đồng bộ và khả thi với Luật Lưu trữ, Luật Xử lý vi phạm hành chính, Nghị định số 118/2025/NĐ-CP và các văn bản pháp luật liên quan.

Về nội dung cụ thể, Thanh tra Chính phủ đề nghị nghiên cứu lại đối tượng áp dụng tại Điều 3 (bỏ điểm i, khoản 2, Điều 2); quy định rõ “các biện pháp khác” tại điểm c, khoản 3, Điều 3; mặt khác chỉnh lý các hành vi vi phạm tại Chương II để phù hợp với thực tiễn thi hành.

Đồng thời, kiến nghị bổ sung hình thức xử phạt vi phạm hành chính không lập biên bản và quy định gửi quyết định xử phạt bằng phương thức điện tử nhằm thống nhất với Luật số 88/2025/QH15 (sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Xử lý vi phạm hành chính).

Ngoài ra, cần rà soát, thể chế hóa Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số trong các quy định của dự thảo.

Siết chặt kỷ cương công vụ trong lưu trữ nội bộ Thanh tra Chính phủ

Theo TS Nguyễn Thị Thu Nga, Thanh tra Chính phủ là cơ quan có khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu mật và nhạy cảm như hồ sơ thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kê khai tài sản, thu nhập... Khi Nghị định được ban hành, sẽ có tác động trực tiếp đến hoạt động lưu trữ nói chung và quản lý hồ sơ của cơ quan Thanh tra Chính phủ nói riêng.

Đồ họa: Nguyệt Trang

Trước hết, các quy định mới buộc Thanh tra Chính phủ phải rà soát, chuẩn hóa quy trình lập hồ sơ, thu nộp, bảo quản và khai thác tài liệu. Hành vi làm mất, hư hại, tiết lộ thông tin hoặc không nộp hồ sơ đúng thời hạn có thể bị xử phạt hành chính, góp phần siết chặt kỷ cương công vụ trong công tác lưu trữ nội bộ của Thanh tra Chính phủ.

Thứ hai, dự thảo tăng cường yêu cầu về bảo mật và quản lý tài liệu nhạy cảm, quy định rõ việc xử phạt hành vi chia sẻ, cung cấp, chuyển giao trái phép tài liệu lưu trữ hoặc không bảo đảm an toàn dữ liệu. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng đối với hồ sơ, tài liệu liên quan đến thanh tra, tố cáo, phòng, chống tham nhũng - những lĩnh vực mà rò rỉ thông tin có thể gây hậu quả nghiêm trọng về chính trị và pháp lý.

Thứ ba, dự thảo Nghị định có quy định về xử lý vi phạm trong số hóa và quản lý cơ sở dữ liệu lưu trữ, bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu điện tử. Điều này thúc đẩy Thanh tra Chính phủ chuyển đổi mạnh sang hệ thống lưu trữ điện tử an toàn, hiện đại; đồng thời có căn cứ pháp lý để xử lý nếu đơn vị, cá nhân làm sai lệch, mất mát hoặc truy cập trái phép dữ liệu.